一、学院会议室是供学院或各科室主持召开全院性或涉及几个科室的会议、集体学习之用，不作为文娱活动场所使用。
二、学院各科室要使用会议室、必须事先到学院办公室登记、以便统筹安排，以防止临时需要使用会议室而不能得到保证。经学院办公室同意后方可向门卫借用钥匙。借用和归还钥匙要履行登记手续。
三、要爱护会议室的设施和用具。使用会议室的科室，必须保持室内卫生，会后将会议室清扫干净。会议结束，使用科室的联系人要清点设施、物品等，若有缺损，要及时告知学院办公室酌情处理，如损坏或丢失非低值易耗物品，要按价赔偿；使用科室要负责关空调、关灯、关窗和锁门，否则发生事故由会议主办科室负责。
四、凡使用会议室的会议主办科室负责人即为开会期间的防火负责人。
五、会议室的设施、物品等，未经院办同意，不能私自搬（带）出。会议室由院办负责管理。门卫管理钥匙，管理人员要保证会议室的清洁和物品齐全完好，保证会议所需。
六、门卫负责会议室的日常清洁工作，每天都要按时进行清洁工作，保证临时会议之需。在会议后，要及时打扫卫生。
七、院办要建立检查制度。使用科室会后应主动通知院办检查卫生和物品等。